Projekt digitalizacije ni končan z delujočim obrazcem. Določite lastnika procesa, kriterije prevzema, izjeme in predajo v vsakodnevno delo.
Avtor: Primož Frelih · Praktični vodič
Rezultat projekta digitalizacije mora prevzeti človek, odgovoren za vsakodnevni proces. Tehnična ekipa lahko potrdi delovanje rešitve, poslovni lastnik pa mora preveriti, ali zaposleni z njo opravijo delo in obvladajo izjeme. Ta dogovor sodi na začetek projekta.
V vaše podjetje uvedemo učinkovite prakse projektnega dela, podprte s sodobnimi tehnologijami in AI.
Rezervirajte posvetRazlika med dobavljeno funkcionalnostjo in delujočim procesom
Nov obrazec še ne določi, kdo prejme prijavo, koliko časa ima za odziv in kaj se zgodi ob odsotnosti. Integracija še ne pomeni, da obe strani enako razumeta status. V obsegu projekta zato opišite celotno pot enega primera: od prejema do zaključka, skupaj s popravkom ali preklicem.
Pri tem se opirajte na vlogo analitika poslovnih procesov. Analitik uskladi pojme in zahteve, lastnik procesa potrdi pravila, projektni vodja pa skrbi, da so odločitve sprejete pravočasno. Ena oseba lahko opravlja več vlog, odgovornosti pa morajo ostati jasne.
Pripravite matriko prevzema
- Običajen primer: kateri podatki pridejo v sistem in kdo potrdi zaključek?
- Manjkajoči podatki: kdo zahteva dopolnitev in kako je vidno čakanje?
- Napaka povezave: kje je obvestilo in kdo izvede ponovno obdelavo?
- Odsotnost: kdo prevzame nalogo in ali ima ustrezne pravice?
Vsaki vrstici dodajte pričakovani rezultat in osebo, ki ga preveri. Namesto splošnega kriterija »uporabniku prijazno« določite nalogo, ki jo mora uporabnik samostojno opraviti. Preizkus naj izvede tudi nekdo, ki ni sodeloval pri razvoju.
Predaja vključuje način dela
Dogovorite se, kje ekipa najde kratka navodila, komu sporoča napake in kako se predlagajo spremembe. Če stari in novi način začasno tečeta vzporedno, določite datum pregleda ter pravilo, kateri vir podatkov velja. Dve neodvisni evidenci brez tega dogovora ustvarita novo usklajevanje.
Agitalova ponudba digitalizacije poslovnih procesov obravnava procese, odgovornosti in podatkovne tokove pred tehnično uvedbo. Pri naročanju zahtevajte konkretne izročke: opis sedanjega in ciljnega procesa, seznam izjem ter merila prevzema.
Kaj spremljati po predaji
Izberite majhno število kazalnikov, denimo čas od prejema do zaključka, delež vrnjenih primerov in število ročnih prepisov. Primerjajte podobne vrste zahtevkov. Hitrejša obravnava enostavnih primerov lahko skrije zaostanek zahtevnih, zato samo povprečje ni dovolj.
Pregled po uvedbi naj se konča z odločitvami in odgovornimi osebami, ne le s poročilom. Kadar digitalizacija vključuje več oddelkov ali sistemov, pomaga širši načrt digitalne transformacije podjetja, ki posamezne projekte poveže s poslovnimi cilji.
Razkritje: prispevek vsebuje promocijske povezave na storitve Agital, ki jih izvaja Primož Frelih, avtor prispevka.