Poslovni analitik vs. Projektni vodja

Predstavljaj si, da si na prednovoletnem srečanju dveh sindikatov: gasilcev in zdravstvenih reševalcev. Govorniki najprej predstavijo oba poklica, nato pa se začne razvijati burna razprava, kateri od obeh je za življenje ljudi bolj pomemben. No, lahko bi bilo tudi srečanje med nutricionisti in fitnes trenerji, arhivarji in zgodovinarji, vedeževalkami in homeopati… Ali pa med kirurgi in patologi.

Z vsakim govorcem, ki dobi besedo, se tehtnica obrne na stran njegove skupine. Na delu je odlična retorika – takšna, ki ji človek hitro prikima. Ter dobra stara med-cehovska tekmovalnost. In na koncu debate se zmagovalci seveda počutijo superiorne, poraženci pa začnejo za nazaj dvomit o pravilnosti odločitev o svoji karieri in izobraževanju.

Kaj pa BA vs. PM?

(BA – poslovni analitik, angl. Business Analyst; PM – projektni vodja, angl. Project Manager)

V boj se oba podajata s precej podobnim hendikepom, ker:

  • ju tisti, ki naj bi bili njihovi naročniki, ne potrebujejo. Torej, ko so lastniki, CEO-ti, CIO-ti in CFO-ji v poslovnem življenju pred velikim izzivom (ali že problemom) redko začutijo potrebo po dodatnih poslovno-analitičnih ali projektno-vodstvenih kompetencah. Namesto lučk za “data-driven pristop”, “upravljanje s tveganji”, “projektno vodenje”, “teamsko vzdušje”, “poslovno analitiko” se jim pogosteje prižgejo lučke, kot so “naredimo en preboj”, “še bolj znižajmo stroške”, “preselimo proizvodnjo”, “počakajmo na tisti velik razpis”, “ponavljajmo, kar je za nas delovalo v preteklosti”, “odpustimo nekoga”.
  • nista (nujno) inženirja. In tudi, če to sta po svoji izobrazbi, ne opravljata inženirskega dela. Torej bi BA ali PM vlogo lahko opravljal vsak ne-specialist, družboslovec, mešalec megle, kdorkoli brez posebne dodane vrednosti za stroko in poslovanje? Vloga obeh ni cenjena že v startu in je pogosto diskretiriana, dokler ne pokaže realnih rezultatov, ki jih lahko management prime v roke.
  • organizirata, planirata ali izvajata SPREMEMBE. Kar počneta in za kar sta poklicana, ostalim zaposlenim v organizaciji ni ravno všeč. Ali bodo zaradi teh novih ljudi manjkrat dnevno odšli do avtomata za kavo, imeli manj časa za kosilo ali “gledanje skozi okno” in se bodo morali privadit novih postopkov ali veščin? Management se pogosto ne zaveda, da so za veliko slabih poslovnih odločitev, rezultatov in neuspelih projektov krive ravno”skrivne konzervativne interne silnice“, ki zavirajo napredek in nenehno opevajo neke nerešljive probleme – proti katerim zdravilo najdete zlasti v BA in PM vlogah, torej strokovnjakih, ki so pripravljeni za višje cilje stopati iz cone svojega udobja in najti izvedljive načine za uveljavljanje sprememb med ljudmi, ki predstavljajo kapital poslovanja.
In pa še en samoomejujoči hendikep: obe vlogi mislita, da sta si konkurenčni. Pa ne gre spet za tipično slovensko razdvojevalnost, saj lahko hitro najdemo veliko člankov tipa:

  • THE PROJECT MANAGER VS. THE BUSINESS ANALYST 
  • Business Analyst vs. Project Manager – which is better? 
  • Is Business Analyst a stepping stone for Project Manager?
  • in ostale

Sodelovanje namesto tekmovanja
Ne rečem, da tekmovanje ni zdravo, vendar bi bilo škoda (v denarju, času, demotivaciji in slabi volji), če bi delovanje BA in PM vlog temeljilo na medsebojnem izpodbijanju in dokazovanju, kdo ima prav ter kdo je za uspeh poslovanja pomembnejši. 
Kot projektni vodja sem se vedno počutil priviligiranega, če sem na projektu lahko imel poslovnega analitika oziroma vsebinskega vodjo, vsebinskega koordinatorja, odgovornega za vsebinski koncept projekta ali kakorkoli smo ga/jo imenovali. Nekoga, ki mu srce bije za to, da bo predvideni obseg projekta relevanten za končni poslovni rezultat kot tudi izvedljiv. Včasih se še vedno najde sponzor ali zelo zainteresirani naročnik projekta, ki s svojim ljudmi odigra vlogo poslovnega analitika. V preostalih primerih pa sem bil v preteklosti primoran prevzeti združeno vlogo, kar je zahtevalo veliko večji angažma po komunikaciji znotraj in zunaj projekta ter žongliranje med spreminjajočimi pričakovanji trga/naročnikov in projektnimi omejitvami (čas, strošek, obseg, prvotne zahteve in pogodbeni obsegi s podizvajalci).
PS: V četrtek 10.12.2015 sem se udeležil strokovnega srečanja med združenji PMI Slovenija in IIBA Slovenija. Razprav je neobhodno zašla tudi v primerjavo “PM vs. BA”, kar pa sem nato stoično ocenil kot konstruktivno in koristno.

On a joined @IIBA and @PMInstitute session with @PMISlovenija. Earning 2PDU’s today #pmp #ProjectManagement pic.twitter.com/zw7YdH0f9o

— Primož Frelih (@PrimozFrelih) December 10, 2015

Enostavni projekti. In še tisti drugi, ki jih nobeden ne mara

Ta objava ne bo poskus opravičevanja, zakaj projekti vseh vrst pogosto niso pravočasni, prekoračijo načrtovane stroške in zgrešijo svoj namen. Je samo majhna spodbuda k razmisleku o boljših pristopih njihove izvedbe. Za izvajalce, naročnike in ostale, dvomljive, upnike projekta (deležnike, stakeholderje).

Pred časom sem vodil projekt prenove stanovanja. Konkretno: bilo je potrebno izprazniti prostore, zbrusiti stene, zamenjati parket, okna, radiatorje,keramične ploščice, na novo napeljati vodo in elektriko, prepleskati stene, vgraditi kuhinjo, pohištvo. Izmeri, naroči, privijači, zabij, pojdi iskat, pokliči, nariši, pogovori se, preveri, počakaj, dostavi, označi, poslušaj, odkleni, zbrusi, stoj zraven, pobarvaj, odstrani, sestavi, pojdi ga iskat, pritrdi, poveži, vprašaj, izoliraj, počisti, plačaj. In seveda – reklamiraj. Sliši se kompleksno, ampak po tem, ko je bila usklajena vizija in ponudbe izbrane, je projekt z malce občutka za koordinacijo kar sam gravitiral h končnemu cilju. Vsak od izbranih izvajalec je brez podrobnih navodil ali analiz točno vedel, kaj se od njega pričakuje in kako nalogo izvesti.

Saj je čisto enostavno! Pred mano je prazen prostor, tam so priključki in jaz moram položiti ploščice, prej bo pa še vodovodar potegnil cevi ob steni, električar pa žice. Potem bom vgradil kopalno kad, ki je še zapakirana v sosednjem prostoru. Tukaj pa imam vašo skico, kako položiti zelene in kje bele ploščice. In kje bo bojler. Čez tri dni bom fertik, ker imam v petek še eno kopalnico v Mostah. 

Ne želim podcenjevati mojstrstva sodelujočih izvajalcev, vendar je vsak od njih na mojem projektu opravil zgolj eno od rutinskih ponovitev tega, kar obvlada oz. ima v podzavesti. Izdelek je nastajal pod njihovimi rokami in pred očmi vseh. Vedno smo vedeli, kaj se dogaja in koliko še manjka do končnega rezultata ter kakšne korekcije so potrebne.

Ni mi bilo potrebno nenehno poenostavljati velike slike, obrazlagati globljega končnega namena projekta, osmišljati vlogo vsakega izvajalca posebej in ga motivirati, da prestopi črto svojega znanja, udobja in rutine. Da razmišllja o do sedaj nemogočih rešitvah. Da se poda na neznano pot in da lahko računa, da bo na tej poti moral komunicirati z ostalimi izvajalci, ki bodo tudi nekako izgubljeni. Pripadnost ni nobenega zanimala. Ni bilo potrebno usmerjati energije v kreativnost, razmišljanje. Mojstrom tudi ni bilo treba pozabiti nečesa, kar že znajo, da zmanjšajo svojo prepričanost v znana dejstva, in se soočiti z novostmi. Zmanjšati prepričanost, samozavest, ego, ki bi jih zaviral pri kreativnosti in sprejemanju novih fizikalnih pravil? Pozabiti na dosedanje dosežke in poraze in bolj prisluhniti in pogledati okoli sebe? Sestaviti raznovrstne koščke v skladen kompleksen mozaik. Ponovno dobrodošli v negotovi svet projektov.

Vplivanje na Božjo voljo

O delujočih oblikah projektnega načrta sem ravno nekaj napisal, pa se mi zdi, da moram še. O planiranju namreč.

Saj poznate občutek – ko je plan narejen (in z različnimi deležniki, upniki usklajen), projekt lažje zadiha. Projektni vodja, naročnik, člani projektne ekipe, njihovi šefi. Tudi njihove družine, ker bodo lahko sedaj planirali termin svojih počitnic. Vsak vsaj okvirno za nekaj dni, tednov ali mesecev vnaprej ve, kdaj in kaj bo moral narediti.

… naslednji teden se ponavadi plan spremeni. Seveda se zgodi nekaj nepričakovanega in zdi se, kot da bi se plan podrl. Izgubi svojo veljavnost. Postane samo naiven poskus, da bi stvari potekale usklajeno in predvidljivo. Da bi imeli stvari pod kontrolo.

Tukaj se spomnim na pogovor med Levinom (plemičem, gospodarjem kmetije) in španom (oskrbnikom) iz romana Ana Karenina (Tolstoj):

“Gnoj treba početi voziti ranije, da do rane košnje bude sve gotovo. Plugovima orati bez prekida dalje polje da ostane još neko vrijeme na ugaru. Što bude trebalo kositi, valja obaviti s radnicima, a ne s napoličarima.”

Špan je slušao pažljivo i očito se naprezao da odobrava odluke gospodareve; ali ipak imao je poznato beznadno držanje, koje je Levina svagda razdraživalo. To držanje govorilo je: sve je to lijepo, ali kako Bog da.

Ništa nije toliko ogorčavalo Levina kao taj ton. A takav ton imali su svi španovi, koliko god ih je do sada imao. Svi su se jednako držali prema njegovim planovima, i sad se više nije srdio, ali ga je boljelo i osjećao se još većma potaknut na borbu s tom nekakvom elementarnom silom koje nije mogao nazvati drukčije nego “šta Bog da“, i koja mu se neprestano opirala.

(Knjigo sem našel med starim papirjem, ker je bila enkrat priloga nekemu časopisu in jo med dopustom, zato je v hrvaščini, skoraj v celoti tudi prebral.)

Profesionalci in rokodelci

In ravno tukaj, med tem pogovorom na kmečkem dvorišču, nastopi trenutek resnice. Se udati usodi, postati žrtev neznanih mističnih sil – ali razodeti svojo verzijo prihodnosti. Planiranje ni samo izdelava plana na začetku projekta. Je nadzor, vplivanje na dogodke, odločitve posameznikov, predvidevanje in prilagajanje. Je nenehen proces, ki na projektu traja vse do ciljne ravnine.

Mnogokrat delam z izkušenimi strokovnjaki na svojih področjih, ki ne verjamejo v izdelavo časovnega redosleda aktivnosti vnaprej. Iz bogatih izkušenj mi že na začetku povejo, da bo na projektu še toooliko sprememb, da nima smisla sedaj nekaj predvidevati in zapisovati. Pravijo:

Spremembe bodo požrle ta tvoj projektni plan…

A prepričan sem, da je ravno v tem smisel resnega planiranja:

  • Najprej: planiranje ni le začetna izdelava projektnega plana, razpošiljanje in predstavitev udeležencem in odložitev na skupen disk. Planiranje je tudi nenehno spremljanje (dnevno, tedensko) izpolnjevanja projektnega plana. In odvisno od odzivnosti projektnega vodje na realno sliko projekta je planiranje tudi nenehno upoštevanje predpostavk, izvajanje mini-strategij in posledično spreminjanje projektnega plana – s ciljem, da se zadani roki ne premikajo.

Če pa se roki že morajo premikati, pa bo vedno projektni plan (scenarij!) najboljši medij za doseganje novih rokov pri naročniku, projektnih partnerjih in pri internih virih.

  • Spremembe – pa se bodo seveda dogajale. Naročnik si bo verjetno tekom projekta še nekaj dodatnega iznenada “izmislil” in izkazalo se bo, da nečesa iz projektnega plana v resnici sploh ne potrebuje. Ponavadi večje spremembe povzročijo nekje med 10% do 30% razlike na projektu, čeprav nekateri to vidijo kot 100% kaos. S planom pa si zagotovimo, da je vsaj do tedaj projekt pod kontrolo. In tudi ko se zgodi takšna večja sprememba, da je še vedno ostalih 70% do 90% projekta pod kontrolo. 

S planom bo glava bolj mirna. Lažje bo spati. In postavljati stvari na svoje mesto. 

Verjamem, da je profesionalnost osebna odločitev vsakega posameznika. In ni povezana z osebnostjo “starega mačka” in za projekt ali firmo “nepogrešljivega lika”. Če se je od svojih do sedaj 40 projektov, na katerih je strokovnjak delal, naučil, da je planiranje brez veze, se ni naučil ničesar. Nekateri z manj izkušnjami, a večji profesionalci, bodo vedno pričakovali projektni plan in nenehno sodelovali pri njegovem oblikovanju. S tem bodo vplivali tudi na svojo “usodo”.

4 oblike projektnega načrta, ki delujejo v praksi

V življenju in pri delu so situacije, ko se je potrebno umiriti, postaviti stvari na svoje mesto in šele potem začeti delati. Narediti pravo stvar.

  • Prenova stanovanja, 
  • nakup avtomobila, 
  • postavitev spletne strani, 
  • priprava nešportnika na tekaški maraton, 
  • izboljšanje poslovanja svojega podjetja, 
  • uvedba novega informacijskega sistema, 
  • razvoj in trženje nove storitve ali produkta,
  • strukturne reforme na državni ravni.

Nekateri ljudje se takšnih izzivov lotijo z večjo pozornostjo. Rečejo jim “projekti”. Preden začnejo delati, naredijo plan. Nemci pravijo:

Bolje dvakrat premisliti kot imeti en pomislek kasneje.
Denken lieber zweimal, statt einmal nach.

Delate tudi vi na “projektu”? Takšne sorte projektu, da bi bilo dobro razmišljati, kako se ga lotiti? Planirati aktivnosti, stroške, čas, koristi? Ali ste zanj celo odgovorni? Potem vas verjetno od začetka naprej obletavajo takšna vprašanja:

  • Kaj vse moramo narediti in do kdaj? 
  • Kaj lahko delamo vzporedno in česa niti pod razno ne smemo zamuditi? 
  • Koga moram vključiti in koliko bo stalo?

Vem, veliko je skrbi. Zagotovo boste na začetku spregledali nekatere detajle. Ali pa boste svoj plan nenehno premlevali, da ga ne bi pozabili. Vsakemu novemu sogovorniku pa boste morali posebej razlagati, kako ste si zamislili potek izvedbe svojega projekta. In jutri bodo vaše zamisli že malo drugačne kot tiste predvčerajšnjim…

Zares škoda življenjske energije. Dajte to iz sebe, na papir, nekam… Izdelajte plan.

Kako naj plan izgleda?

Iz svojih izkušenj lahko povem, da ni univerzalnega projektnega načrta. Ni vnaprej pripravljene najboljše predloge, ni template-a. Čeprav obstajajo standardi, učbeniki, seminarji, svetovalci, profesorji, ki nas prepričujejo v “en in edini pravi” pristop. Vsak projekt je zase toliko poseben, da zahteva izdelavo plana po meri.

Kako bo izgledal plan je odvisno od več dejavnikov: starost in izkušenost članov projektne ekipe, metodologija podjetja (če je) in zahteve vodstva, orodja, ki so na voljo za planiranje, birokratska kapaciteta vključenih članov, njihove osebne lastnosti, strokovna podkovanost projektnega vodje in nenazadnje njegova kreativnost (lahko bi rekel tudi občutek za človeško dojemanje oziroma UX).

1. Excel preglednica

Moj zadnji projektni plan (natančneje akcijski načrt za prehod v produkcijo) sem v obliki tabele izdelal v Excelu. 

Izgledal je dokaj dolgočasno in s časom se je število projektnih aktivnosti potrojilo, a vsak sodelujoči je vedel kaj se od njega pričakuje in do kdaj (do ure natačno!). Izvedene aktivnosti smo pobarvali zeleno, tiste v zamudi pa rdeče. Preglednica je vsebovala stolpce kot so: ID, začetek, konec, naloga, odg. podjetje, odg. oseba, komentarji.

Glede na dogajanje sem ga osveževal na dva do tri dni. Vsako novo verzijo sem zunanjim članom projekta še svežo dostavil po e-pošti, notranje sodelavce pa obvestil o novi verziji plana na skupnih mapah.

2. Barvni listki na tabli

Predzadnjega sem v obliki barvnih lističev pripenjal na tablo. Z bucikami na kartonasto tablo, kar se je veliko bolje obneslo kot leplenje, ki je v aglinem vodenju veliko bolj popularno. Vsaka barva je pomenila svoje področje projekta. Po tabli pa smo listke premikali od leve (“to do”), na sredino (“doing”), do desne (“done”):

Več kot 3 mesece smo vsako jutro izvedli NDP sestanek, kjer je vsak udeleženec na kratko poročal o: N- narejeno, D – plan za danes, P – problemi. Ostale dokumentacije nismo producirali, razen tiste, ki je nastajala kot projektni izdelek. Šlo je za enostavno in presenetljivo uspešno uvedbo kanban agilne metodologije, za katero sem odločitev sprejel po ogledu predavanja The Psychology of Kanban.

Z zadovojlstvom moram poudariti, da je s tem pristopom timsko delo zares prišlo do izraza in bilo je pravo veselje delati in voditi takšen projekt, čeprav so se izzivi občasno zdeli nerešljivi.

3. Ganttov diagram

Še enega prej pa sem izdelal v računalniškem programu MS Project.V obliki ganttovega diagrama.

Ganttov diagram je klasična metoda planiranja, ki se je iz starih industrijskih časov ohranila vse do danes. Z njim so planirali polet na luno, gradnjo cest, proizvodnih linij, korporativne reorganizacije in izgradnjo informaciskih sistemov.

Ker sodelavci na projektu vsi niso imeli programa MS Project, sem za njih izdelal vedno svežo PDF kopijo plana. Projekt je bil tako pod kontrolo, ampak sodeč po članih na projektu sem podvomil, da so plan “kupili” za svojega. Celo na dnevnem nivoju sem moral veliko energije vložiti v razlaganje povezav, trajanja in odgovornosti zapisanih v planu – vsakemu posebej, kar se mi je zdelo neproduktivno in jasna povratna informacija, da verjetno ganttov diagram za povprečnega člana projekta ni najbolj prebavljiva oblika projektnega plana.

4. Infografika

Projektni vodja mora biti vsestranski. Da tudi, ko samo surfa po internetu, ali pa si v trgovini ogleduje embalažo novega pralnega praška, to pomeni učenje. In z dovolj odprte glave bo nekoč celo iz obstranskih informacij ustvaril nekaj koristnega. 

Tako sem se tudi jaz nekaj časa zabaval z iskanjem zanimiv infografik po spletu. Gre za slikovno tehniko prikazovanja velike količine podatkov na uporabniku zelo prijazen način.

Razmišljal sem: če so ljudje od znanosti projektnega vodenja preveč oddaljeni, da bi si znali predstavljati projektni načrt, potrebujejo drugačno spodbudo. V duhu “sam svoj mojster” sem torej ubral infografično tehniko in nastal je slikovit projektni plan:

… a še vedno strokoven, berljiv in usklajen. Upošteval je kritično pot projekta, možne zamude in nepremakljive mejnike. Kakor tudi nosilce, vmesne rezultate in opombe… Čeprav je šlo za kompleksen, neponovljiv, projekt, bi takšen plan razumeli tudi otroci (za več na temo projektno vodenje za otroke priporočam ogled projekta: Poganjki projektov). In kar je enostavno razumljivo, je tudi enstavno izvedljivo! Pa smo odkrili pomemben dejavnik uspešnosti projektov, ki je v današnji poplavi projektnih metodologij pogosto zanemarjen…

POPRAVEK: Nočem širiti neresnic.V življenju še nobenega uspešnega projektnega načrta nisem izdelal sam.Vedno sem ga izdelal s pomočjo idej, predlogov in pripomb udeležencev na projektu. Planiranje je timsko delo.

Jasne sanje

Preobilje podatkov je za človeka problem. In naši možgani to vedo.

Zato tudi svoje sanje hitro pozabimo. Izbrišejo se s pomočjo avto-pilota v naši podzavesti. Še preden se prebudimo.

Ampak včasih nekatere sanje ostanejo na našem disku tudi zjutraj. Lahko jih ponovno preberemo. Lahko si jih ponovno ogledamo. Lahko se v njih ponovno vživimo.

Verjetno z razlogom.

Sanje

Živel sem v Piranu. V pritličju ene od strnjenih hiš ob temačni ozki ulici mestnega jedra. S pogledom na morje skozi kamnit koridor.

Bil sem izdelovalec robotov iz lego kock. Znani rokodelec. Izumitelj, že skoraj posebnež.

Nekega dne potrka na mojih starih majhnih vratih delegacija z županom na čelu. Ni bil Peter Bossman, pač pa je veliko bolj spominjala na cesarja in njegove podanike iz Martina Krpana.

Mesto naj bi napadla pošast in prišli so me nagovarjat, naj naredim lego robota, ki jo bo premagal.

Dvignil sem pogled nad njih in zagledal bitko na morju. Nekaj Apache helikopterjev in bojnih ladij se je v daljavi že borilo s pošastjo. V dimu sem zagledal belega samoroga, ki je letel nekje 30 metrov nad morjem. Ni se kaj posebno umikal projektilom, ki so ga zadevali. A vsakič, ko je bil zadet, se je zasvetil v rožnati barvi. Obali oziroma mestu pa se je vidno približeval.

Ni bilo potrebno dolgo čakati, ko se je zaslišal histerični vrvež iz obale in pojavila se je množica bežečih ljudi, ki je tekla mimo mojih duri. Delegacije ni bilo nikjer več.

Čeprav brez strahu pred kreaturo, sem se bežeči hordi tudi jaz priključil. Pri kokošnjaku, kjer se cesta začne vzpenjati v hrib (tam kjer so sedaj zapornice in parkirišča), pa sem izstopil od dirke in si upal za trenutek pogledati nazaj – pred čem sploh bežimo.

Beli konj je ravno takrat suvereno galopiral mimo Pomorskega muzeja Piran in z vsakim korakom za seboj puščal svetlejši, lepši svet.

… jasne?

Že zaradi dejstva, da jih je podzavest zjutraj pustila na disku, sem se čutil dolžan o njih razmisliti in ugotoviti, kaj želijo sporočiti – meni osebno, mojim projektom ali vodenju projektov na splošno.

  • soočanje s spremembami – ljudje sprememb ne bodo sprejeli takoj, tudi če so za njih koristne se bodo še nekaj časa oklepali starih rutiniranih pristopov, ki jim povzročajo težave. Treba je najti način, da se za trenutek ustavijo od bežanja stran in dojamejo pozitiven namen projekta, ki ruši staro in uvaja novo.
  • if all you have is a hammer, everything looks like a nail če se ukvarjam z roboti, ali to pomeni, da bom kot odgovor za vsak izziv predlagal robota? V projektnem vodenju je pogosto potrebno razmišljati izven okvirjev. Za nekatere ljudi je to zelo težko.
  • panika – od danes na jutri se ne zgodi veliko. Vzroki za krizo projekta so se morali kopičiti že tedne ali mesece prej. Na tisti (usodni) dan pa vse izgleda tako presenetjivo in šokantno. Vodenje se takrat sprevrže v gašenje požarov. Ljudje takrat pomislijo na vodo, ki bo ogenj pogasila. Veliko vode, hitro! Ampak… kaj pa če gori server soba? Ali pa transformatorska postaja? Odločitve v paniki je potrebno pozorno spremljati in jih tehtati, tudi svoje.

Twitter in 6 lekcij, ki jih ponuja za projektno komunikacijo

Vikend! Če je sreča, konec tedna pomeni, da za dva dni preneha deževanje informacij: emaili, telefoni, telekonference, sestanki, kratki pogovori na hodnikih, dokumentacija, skupinsko delo, delavnice, zajemi uporabniških zahtev.

Pogosto takrat odprem Twitter, da preverim tvite nekaterih zanimivih oseb – samorastniških mnenjskih avtoritet – in prijateljev, ki so veliko bolj dejavni od mene pri spremljanju in analiziranju aktualnega družbenega dogajanja, za katerega ni časa med tednom.

Informacija – osnovna človekova potreba tudi med vikendom

In kmalu ugotovim, da sem prišel iz dežja pod kap.

@PrimozFrelih

Tudi Twitter te potegne v lov za blagostanjem popolne informiranosti. Ko želiš nadoknaditi svoj pop-družbeno-kulturni informacijski hendikep.

… oziroma celo aktivno sodeluješ s kakim tvitom, ki pa pogosto sproži porvatne reakcije so-tviterašev in kmalu ugotoviš, da postaneš ali osebno navezan ali intelektualno izzvan ali nagovorjen ali preveč izpostalvljen, da bi v ponedeljek lahko mirno preklopil pozornost na povsem druge stvari. Zato raje ostajam pri rekreativnem vikendaškem opazovanju. Saj se še kdo spominja IRC-a? Huh…

Projektna komunikacija

Eden od pomembnejših kriterijev uspešnega projektnega delovanja je obvladovanje informacij. Da jih imaš pod kontrolo. Da veš, kako stvari stojijo in kam (lahko – tveganja!) grejo. Ali pa si to prizadevaš.

Za razliko od rutinskega dela, temelji projektno delo pogosto na svežih, nepreverjenih in necelovitih informacijah, ki nastajajo v ozkem krogu ljudi in so namenjene drugim ozkim krogom ljudi v nekem drugem času. Ali v realtime-u, tako kot na Twitterju. Ki je tudi poln svežih, nepreverjenih in necelovitih informacij… ljudi iz ozkega kroga, ki so (se) pripravljeni deliti.

Projektni napredek pa je popolnoma odvisen od kvalitete interpretacije takšnih informacij. Interpretacije v smislu: laissez-faire (ne naredim nič), posredovanja informacij naprej (v vednost, fyi), reagiranja s povratnim odgovorom (korekcija ali nesprejem – zavrnitev – sporočila), delegiranja nalog sodelavcem, aktiviranja za rešitev problema.

In v drugo stran. Če želimo uspešno voditi projekt, moramo tudi mi izvajati informacijski push. Na način, da dosežemo želeni feedback “z druge strani”.

V nobenem primeru pa ne smemo dopustiti, da postanemo žrtev informacijskega deževja. Ker informacije so zlato, in zgolj s te pozicije lahko peljemo projekt v pravo smer.

Lekcije

Zbral sem nekaj vzporednic med vprašanjema “Zakaj je Twitter uspešen?” ter “Kako izboljšati komuniciranje na projektih?“.

1. Kratkost in jedrnatost
Biti konkreten, specifičen in natančen v svoji komunikaciji. Brez dolgovezenja in skrivanaja nepreverjenih (trhlih) dejstev za velikimi bloki teksta. Za dobre odločitve potrebujemo vedno razumeti bistvo, ki se ga večinoma da povedati v par stavkih.

2. Druženje v živo

Zagreti tviteraši se družijo tudi v živo. Svoje sestanke imenujejo “meetups”. Zgolj epoštno delegiranje projektnih nalog in dajanje navodil pri prejemnikih nikoli ne prižge prave motiviranosti. Če ni medosebnih odnosov, se hitro ustvari vzporedna podtalna komunikacija med tistimi, ki pa se srečujejo vsaj spontano (so v istem oddelku, na istem hodniku, se videvajo na kosilu, …). Pomislite tudi na teambuilding.

3. Avtoriteta
Na Twitterju je avtoriteta nekdo, ki mu sledi veliko ljudi. Ali pa doživijo njegovi tviti veliko reakcijo v smilsu odgovorov ali retweetov. Vplivnost ljudi na Twitterju meri recimo spletna storitev Twenity, ki z matematičnim algoritmom dokazuje, da medijsko znana osebnost nima avtomatično velikega vpliva tudi na Twitterju. Kot tudi avtoriteta na projektu praviloma ni dosežena z nazivom “projektni vodja” ali “scrum master” (to nobenemu nič ne pomeni). Avtoriteto se pridobi z znanjem, ekspertnostjo, osebnostjo, zanimivostjo, aktualnostjo, vztrajnostjo. 

4. Fokus
Za vsebinsko segmentiranje na Twitterju se uporabljajo hashtagi. Npr. #mandatar za tvitanje o izbiri mandatarja. Ali #pmot (project management on twitter) za projektne tvite. Ter #agile, #scrum in podobno. Avtorji svojim sporočilom olajšajo pot, da pridejo do želenih bralcev. Projekti bi ohranjali osredotočenost, če bi avtorji informacij svoja sporočila že v naslovu vsebinsko opredelili.  

5. Slike in večpredstavnostne vsebine
Slika (Twitter podpira tudi objavo slik) pove več kot 1000 besed. Kaj šele videoposnetek, animacija… Pri reševanju zapletenih problemov, pisanju specifikacij in argumentiranju različnih alternativ osebno preferiram slike, grafe, skice, infografike kot pa pisanje monotonih kreacij v obliki 30 ali več strani dolgih tekstovnih blokov. Bodimo prijazni do oči in možganopv svojih bralcev, od katerih želimo, da nekaj razumejo, naredijo ali se odločijo. 

6. Odprtost
Twitter ne izključuje. Je transparenten in ne temelji na nadzoru. Trenutno dogajanje je vsem na očem, prav tako napredek. Projekti, ki omogočajo vse to, so ponavadi bolj privlačni in deležni manj nasprotij (negativnih upnikov). Projektni člani bolje sodelujejo.

Tvit na tvit na tvit… ne zadostuje

Ampak samo tviteraški način ni dovolj. Ni dovolj, da projektni vodja sedi za svojim računalnikom in spremlja mailbox, ima zraven telefon ter kot hobotnica dirigira dogajanje – delovanje in obnašanje sodelavcev na projektu. Ni dovolj niti, da je super informacijski operater

Iz nekaj zaporednih osebnih razočaranj, postane človeku jasno, da je verjetnost, da bo sodelavca aktiviral večja, če ima z njim pogovor iz oči v oči. Učinkovitost reševanja problemov, prepričevanja, motiviranja in delgiranja na projektih pada po naslednji lestvici načina komunikacije:

  1. osebni pogovor
  2. sestanek z več prisotnimi
  3. telefonski klic, telco
  4. email
  5. attachment dokument na mail/skupni disk
  6. povej nekomu naj pove nekaj nekomu drugemu (Retweet pls!)

Twitter pa projektnemu delu lahko celo škoduje…

Programiranje namesto televizije

Naneslo je, da sem se kot študent (ekonomije) preživljal s programiranjem.

Spletnih aplikacij, ki so imele zadaj podatkovno bazo. Spredaj pa uporabnike.

Začetki so bili mučni.

Ne spomnim se več, kaj mi je predstavljalo večji izziv:

  • razumeti kar naenkrat vse te ljudi, ki od tebe nekaj hočejo (ali celo nočejo). Zadihati z njimi. In “se prodati” –  jim obljubiti celo nekaj več od svojih momentalnih sposobnosti in časovno prehitevanje samega sebe za ceno, ki je bolj odražala finančne potrebe kot pa kompleksnost konkretnega projekta.
  • ali se na novo učiti specifičen programski jezik. Njegove posebnosti in funkcionalnosti zaradi katerih je boljši od svojih alternativ.

Programiranje se zdi kot mučno opravilo polno tegob. Kot pogovor s strojem.

Obkroži:

a) Redko
b) Včasih
c) Pogosto

je tudi komunkacija z/s _________ kot pogovor s strojem.

Najdejo se takšni primer(k)i.

V tem letu sem spet kar nekaj programiral. 10 let po faksu in življenju v poslovni informatiki.

V poslovni analitiki (BA), zlasti pa v projektnem vodenju (PM) naj bi bil sicer greh, če te zalotijo s programsko kodo na ekranu. Razmišljal naj bi o drugih stvareh (interes projekta, naročnika, tveganja, komunikacija, motivacija, specifikacije, strategije in akcijski plani), ne pa o SQL in if stavkih. Pravzaprav imajo prav.

Vendar sedaj tudi mislim, da bi vsakdo moral (znati) programirati. Šele zdaj vidim, da ne gre toliko za pogovor strojem, kot za trening veščin:

  • Vztrajnost in potrpežljivost. Prvi poskus ni vedno uspešen. Poskusi drugače. Postopoma se bo pot prilagajala cilju. Samo lastna frustracija te lahko drži nazaj, in ne pomanjkanje znanja.
  • Sprejemanje. Imaš napake? Vsi jih imamo. Ne razumemo nečesa takoj. Ali pa nekatere neoprijemljive (abstraktne) stvari dojemamo bolj počasi. Nauči se hitreje ponotranjiti novosti in jih sprejeti kot dejstvo.
  • Plašni ostanejo v temi. Če imaš problem, vprašaj nekoga. Povezuj se. Sprašuj. Tudi če tvoja vprašanja niso najbolj natančna, ali pravega sogovornika še iščeš. Ne boj se niti sarkastičnih odgovorov. Tvoje znanje bo postalo energija.

Ni denarja za drage tečaje?

Tukaj je zastonj brezplačen začetek:  http://www.codecademy.com/#!/exercises/0

Zastonj Brezplačno je tudi vse ostalo: programi za pisanje kode, platforme, dokumentacija.

Ni časa?

Gledaš TV? Torej razpolagaš s časom.

Izbiraš lahko med svojimi ali TV programi. Kdo bo ustvarjal tvoj program?

Skram.si & PMI: Scrumifikacija vsega do sedaj dobrega

Po nedeljskem polmaratonu sem se odločil udeležiti še srečanja PMI Ljubljana Chapter in linkedin skupine Skram.si  (26.10.2011, lokacija S&T). Prišel sem kot gledalec in si obetal zanimivo medgeneracijsko bitko. Konfrontacijo med do sedaj uveljavljenimi pristopi in novimi vrlinami projektnega vodenja. Tekmovanje za prevlado PMBOK-a nad Agilnim manifestom ali obratno.

Simbioza – lekcija za stare

Dokler je še postajalo vroče, sem si zapisal tudi kakšno spontano izjavo iz govorniškega odra in burne pro et contra reakcije občinstva:

  • Ne morem več videti tega trikotnika (čas, stroški, kvaliteta). Kar alergična postanem.
  • Scrum postaja mainstream.
  • Scrum kot metodologija odpira zelo veliko vprašanj in daje zelo malo odgovorov.
  • Dolga leta sem delala po PMBOK, zdaj pa imam velik rešpekt do ostalih, ki delajo v scrumu.
  • Ni PMBOK passe. Waterfall je passe.
  • Kaj se bo zgodilo s tradicionalnimi projektnimi vodji, ko bo vse agilno: Naj prevzamejo vlogo scrum master-ja, ali pa naj oddidejo.
  • Ne bo se več reklo projektni vodja ampak scrum master. 
  • Za prevode scrum izrazov v slovenščino še ni konsenza. Zato uporabljamo zaenkrat originalne angleške izraze.
  • Popolnoma irelevantno je, kako se mu reče. Važno, da gajbo poriva naprej.
  • Projekt lahko pelje nekdo, ki ima zvezo s temeljno tehnologijo. Sicer je čisto navaden po*ran administrator.
  • CityPark je bil zgrajen po scrumu. In je uspešen projekt.
  • Ljudje so temeljna tehnologija scruma.
  • Scrum master pri izvajalcu in product owner pri naročniku sta vedno v konfliktu. Jaz pa kot projektni vodja delujem kot interface med obema. Rešitelj, mediator. 
  • Potem pa scruma niste dobro vpeljali.
  • Pri tradicionalnem načinu dela sem zaznala veliko ovir. Pritiski kupcev in KAM-ov, ki od projektov želijo hitre rezultate… zato sem se vprašala, kaj narediti, da ne bi šli po pravilih. Da bi šlo hitreje… Poglejmo scrum!
  • Kako se z naročnikom dogovoriti za agilni način dela je največje vprašanje. Problem je pravna služba, ki za scrum projekte noče narediti pogodbe.
  • A v pogodbo zapišete: v tem času in s tem denarjem naredite kolikor lahko? … če pa ne boš toliko naredil, pa tudi OK?
  • Obstajata dva pogoja za scrum: 1. da naročnik že od prej pozna scrum in 2. da visoko zaupa izvajalcu.
  • Kje v scrumu je sponzor projekta?
  • Sponzor odpira denarnico. Je na strani naročnika. Je prejemnik dodane vrednosti projekta.
  • Glavna točka vodenja projektov je kupovanje miru pri naročniku, da ima naročnik potrpljenje in se lahko v miru kaj naredi.
  • Ja zaboga! Če prej niste tega počeli, potem nikoli niste bili projektni vodje.

Ta klene so od mag. Andreja Česna, PMP. Nekaj ostalih pa je dobesedno citiranih in mogoče nimajo veliko smisla, a so bile zadosti prepričljivo izgovorjene, da so ohranile čast njihovim avtorjem. 

Za obrazložitev razlik med tradicionalnim načinom (waterfall – za razvoj programske opreme) in scrumom smo od @TilenTravnik slišali tudi popularno analogijo s pripravo torte (vir slike):

  • po tradicionalnih pristopih bi torto pripravili takole: prvi oblat, smetana, drugi oblat, sadje, tretji oblat, čokolada, svečke.
  • po agilnih pa bi torto sestavili po kosih.

Potem pa je med PMIjevci in Skramovci nastopila ljubezen. Da tudi PMBOK ponuja veliko tega (rollwaveplanning, tailoring). In da smo vsi OK. Našli so se. Kar je bilo lepo videti. Med odmorom. S prigrizki. Staro in mlado v slogi, simbiozi.

Dojel sem… namizni računalniki, pa če prav prenosniki, so in bodo še naprej uporabni. Za nekatere stvari pa bomo veliko raje prižgali iPad.

Moj prispevek v knjigo podpornikov Agilnega manifesta:

What PMBOK is not saying the Agile manifesto is putting it into <h1>

O scrumu ste lahko že brali: